Slip Copilot løs på en kontrolleret og velovervejet måde

Copilot - mareridt eller magi?

Copilot er udråbt som den digitale assistent, der på magisk vis kommer til at løse alle de kedelige rutineopgaver og gøre os alle sammen mere effektive. Men før magien kan slippes løs, skal I have gjort jeres forarbejde – ellers risikerer I at ende med mere mareridt end magi.

Copilot er næsten kun lige frigivet, og i disse måneder ruller bølger af forventningsfuld begejstring ind over danske virksomheder. Med udsigt til noget der ligner en magisk afskaffelse af kedelige rutineopgaver, og løfter om et meget sjovere arbejdsliv, er det jo svært ikke at lade sig begejstre: Lad os få trykket på startknappen, og det kan kun gå for langsomt!

Men pas på med bare at give los. I bedste fald får I ikke det forventede udbytte af den digitale assistent. I værste fald risikerer I at gøre uoprettelig skade, fx fordi I uden at vide det slipper alle medarbejdere løs på kryds og tværs i virksomhedens data.

Hvordan skaber Copilot værdi hos jer?
Maria Dunker og Mattias Braüner True er specialister i hhv. Change & Adoption og Compliance. Eller sagt med deres egne ord: De ved, hvordan man forankrer et produkt som Copilot i store og små organisationer, privat og offentligt.

”Vi ved, hvad der skal til for at skabe et fundament for at kunne lykkes med implementering af den her form for teknologi, hvordan man udnytter teknologien ordentligt, og hvordan man får det ud af den, man vil,” fastslår Maria.

Nedenfor uddyber Maria og Mattias tre grundlæggende spørgsmål, I skal stille jer selv, før I slipper Copilot løs:  

  • Hvorfor vil I have Copilot – hvad vil I have ud af det?
  • Hvad skal der til, for at Copilot kommer til at køre ordentligt hos jer?
  • Hvad skal I lære, for at Copilot giver værdi i jeres organisation?

Copilot er ikke bare Copilot
Copilot blev frigivet 1. november 2023. Siden da er der kommet rigtig mange forskellige slags Copilots. Copilot er nemlig ikke bare Copilot, fortæller Mattias.

”Kigger vi på Microsoft-miljøet, så er det massivt stort. Det forklarer også, hvorfor der er så mange, forskellige Copilots – de arbejder forskelligt ind i Microsoft-miljøet og er gode til hver sine ting. En person kan derfor ikke være god til alle Copilots, men har måske kompetencer til 2-3 forskellige. Maria og jeg er fx rigtig skarpe på at få Copilot til at køre i MS 365-miljøet,” forklarer Mattias.

Hvorfor vil I have Copilot – hvad vil I have ud af det?
Som Mattias var inde på, har ChatGPT åbnet for nogle muligheder for os som privatpersoner. Det er derfor oplagt at tænke, hvad kan Copilot give os som virksomhed?

”Man skal have gjort sig nogle overvejelser om, hvad man vil opnå ved at købe Copilot. Et slag på tasken, så oplever vi nok, at cirka halvdelen af de virksomheder der kaster sig over Copilot, er bevidst om, hvad de vil have ud af Copilot, og hvordan de vil rulle det ud. De har fundamentet,” siger Mattias.

Han fortsætter: ”Den anden halvdel har et udgangspunkt, der mere handler om en frygt for at blive efterladt på perronen, hvis de ikke kommer i gang med Copilot. De har ikke gjort sig så mange overvejelser, udover at de bare skal i gang, før det er for sent.”

Maria samler tråden op og understreger vigtigheden af at skabe et godt fundament.

”Vi vil gerne hjælpe vores kunder til at sætte Copilot i en kontekst, hvor de forstår hvilke benefits, de kan få ud af Copilot, og hvordan Copilot kan skabe værdi i deres virksomhed,” siger hun.

”Vil man favne Copilot og bruge den til at løfte sin forretning, skal man have gjort sig tanker om, hvad man vil bruge den til. Ellers risikerer man at støde på så mange begrænsninger, når man skal til at rulle Copilot ud, at man går glip af mulighederne med den nyeste og mest avancerede teknologi,” tilføjer hun.

Hvordan kommer Copilot til at køre ordentligt hos jer?
Copilot tapper ind i virksomhedens eller organisationens interne data alle steder i Microsoft 365-miljøet. Det betyder, at det er ultravigtigt at have fokus på readyness – hvad det kræver for at blive klar til at trykke på startknappen, pointerer Mattias.

”Helt grundlæggende, så skal data ligge i Microsoft-miljøet, for at Copilot kan se dem – Copilot er ikke klogere end de data, den kan arbejde med. Men det kræver jo samtidig, at man skal have fuldstændig styr på rettigheder til data, så medarbejderne ikke pludselig via Copilot kan se direktørens løn, kollegernes MUS-samtaler, fortrolige oplysninger fra bestyrelsesmødet eller juridiske dokumenter.”

”Så snart man begynder at arbejde med adgange og rettigheder til data, begynder man også at pille ved compliance og governance. Det er svært og kompliceret for mange – vi hjælper med at bryde det ned i delelementer, der er til at forstå,” forklarer Mattias.

”Så alt i alt, man kan sagtens gå ud og købe Copilot og gå i gang med at bruge den. Man kommer hurtigt i gang og får læring på det. Men man risikerer at give adgang til alt for meget, også fortrolige ting. Datasikkerhed, både internt og eksternt, er afgørende,” opsummerer Mattias.

Hvad skal I lære, for at Copilot giver værdi i jeres organisation?
Helt generelt – og det gælder også for Copilot – slipper mange virksomheder og organisationer bare ny teknologi løs og siger værs’go’ til alle brugerne. Og det er en skam, mener Maria.

”Hvis man skal skabe værdi og gevinstrealisering af ny teknologi, kræver det, at vi kan bruge teknologien rigtigt. En undersøgelse fra Microsoft viser – blandt mange andre resultater – at en medarbejder der bruger Copilot, i gennemsnit sparer 14 minutter om dagen, altså næsten fem kvarter om ugen. Men slipper man bare Copilot løs uden kompetenceudvikling og forståelse for produktet hos brugerne, vil de typisk bruge 10-15 % af mulighederne med den nye teknologi,” fortæller Maria.

Grundlæggende, så skal brugerne kende og bruge Microsoft-verdenen i forvejen. Når der er styr på det, så kan man begynde at skabe værdi med Copilot, forklarer Maria.

”Værdien af Copilot afhænger af processer og arbejdskultur i den enkelte virksomhed – og den afhænger af, at man altid tager udgangspunkt i den enkelte bruger for at gøre tingene konkrete,” påpeger Maria.

”Kompetenceudvikling og forståelse af produktet handler ikke om store floskler, men om at gøre det konkret og brugbart – hvad betyder det her for mig, og hvad kan jeg bruge det til onsdag morgen, når jeg møder på arbejde? Kan Copilot styre min kalender – nej. Kan Copilot lave en flot power point-præsentation – ja. Det er forskelligt fra afdeling til afdeling, hvordan Copilot kan bruges,” uddyber Maria.

”Copilot skaber forskellig værdi i forskellige afdelinger i den samme organisation. Det handler om at afdække behovet, og hvor Copilot kan give mening,” afrunder Maria.

Er Copilot noget for jer?

Vælger I at kaste jer over Copilot, er det vigtigt at komme rigtigt i gang. Copilot er ikke bare en autopilot; den er en hjælpende hånd, som man skal forholde sig kritisk til.

Tag fat i APENTO, hvis I går med overvejelser om Copilot. I samarbejde med jer analyserer vi jeres nuværende Microsoft-miljø, afdækker jeres potentielle gevinstrealiseringer og træner jeres medarbejdere til at bruge Copilot på en effektiv og konstruktiv måde.